במדריך מטה נמצאים דוגמאות וטיפים לכתיבת קורות חיים המותאמים לשוק הנוכחי שיעזרו לכם למצוא את המשרה הבאה שלכם.. אתם יכולים להיעזר בטיפים הבאים שנועדו עבור עובדים אדמיניסטרטיביים, לכתוב לעצמכם קורות חיים מרשימים בתוך מספר דקות ולהתחיל את חיפוש העבודה כבר היום.
תחום האדמיניסטרציה כולל מגוון רחב של תפקידים, וזאת משום שאנשי אדמיניסטרציה משתלבים בכל ענפי
המשק. אנשי אדמיניסטרציה ממלאים בין היתר תפקידים כמו מנהלי משרד, פקידים, מנהלים
אדמיניסטרטיביים או מתן שירותי בק אופיס. לכן חשוב מאוד להבהיר בקורות החיים את אופי הניסיון
הספציפי שצברתם כמועמדים, ולהיות מדויקים בתיאורו ככל הניתן. חשוב לפרט על אופי התפקיד ולציין מה
הוא כלל, האם ניהול יומן או יומנים? עבודה מול ספקים? סיכום פגישות ופרוטוקולים? בכל חברה תפקידי
האדמיניסטרציה כוללים תחומי אחריות שונים וחשוב ששום מיומנות מניסיון העבר לא תתפספס.
הגבולות בין הגדרות התפקידים של פקידים, עוזרים אדמיניסטרטיביים או עוזרים אישיים אינם ברורים וחדים. בהרבה מקרים קיימת חפיפה בין התפקידים ולעיתים מדובר רק בהגדרות תפקיד לכאורה יותר יוקרתיות. הכל תלוי בעיקר במהות התפקיד, גודל וסוג הארגון ותחום עיסוקו, כמו גם באופיו של המנהל, ומידת התלות שלו בסביבתו.
על כל פנים, תהיה הגדרת התפקיד אשר תהיה - תפקידי המזכירות והאדמיניסטרציה הינם תפקידים שחיוניותם לארגון אינה מוטלת בספק. המשפט "מאחורי כל מנכ"ל/ית מצליח/ה עומדת מזכירה תקתקנית" מסכם זאת לא רע. ואכן, מאחר וכרוכה בהם אחריות רבה, רשימת הדרישות לתפקידי מזכירות ואדמיניסטרציה כוללת לעיתים קשת רחבה של תכונות וכישורים, ביניהם: ראש גדול, אסרטיביות, חריצות, רצינות, יוזמה, תודעת שירות גבוהה, אדיבות, "תקתקנות", יכולת עבודה על מס' משימות ופרויקטים בו זמנית, כושר ארגון וסדר, יסודיות, שליטה ביישומי מחשב (Outlook, Word, Excel, Power Point) וייצוגיות. ברוב המקרים נדרש גם ניסיון קודם, ובחלקם נדרש גם תואר ראשון ושליטה באנגלית ברמה גבוהה (שוב, תלוי במשרה).
בכמה דקות בודדות נלמד אתכם כיצד:
- לכתוב קורות חיים מרשימים שיבלטו מעל כולם
- להתאים את קורות החיים לכל מטרה ומשרה
- להשתמש בשפה המתאימה כדי להבליט את כישוריכם
- לעצב קורות חיים יצירתיים ומקוריים
באמצעות קורות החיים לדוגמא ותבניות העיצוב שלנו, אנו נעזור לכם לכתוב את קורות החיים הטובים ביותר ולמצוא את עבודת החלומות שתמיד רציתם.
אז בואו נתחיל!
- כתיבת הקדמה:
ההקדמה היא שער הכניסה אל קורות החיים שלכם, ובדיוק כמו עוזרת אדמיניסטרטיבית מצטיינת, היא צריכה צריכה להכיל קצת מכל דבר. המשמעות היא שעליכם לשלב יחדיו את הכישורים החזקים ביותר שלכם, הניסיון שלכם ומגע של קסם אישי כדי לגרום לכם להתבלט. ראשית, התחילו בכתיבת התכונות החזקות ביותר שלכם - אולי אתם יעילים או מולטיטסקרים מומחים. דאגו גם לכלול כמה שנות ניסיון קודם יש לכם. אם טרם עבדתם כעוזרים אדמיניסטרטיביים, תוכלו גם לציין את כוונתכם לתפקיד ולגבות בכמה דוגמאות לניסיון רלוונטי שברשותכם.
מכיוון שלרוב אתם תהיו הגורם הראשון איתו מבקרים במשרד באים באינטראקציה או מתקשרים, זה האינטרס שלכם להציג את האישיות שלכם בהקדמה של קורות החיים שלכם. האם אתם שירותים, אסרטיביים, רגועים, להוטים לעזור, פותרי בעיות? הדגישו את התכונות הללו בהקדמת קורות החיים שלכם. שאר הסעיפים יתמקדו בניסיון או בכישורים שלכם, כאן זה המקום להיות יצירתיים ומקוריים. אל תחששו לציין את מה שהופך אתכם לטובים ביותר.
- ניסיון תעסוקתי:
היסטוריית התעסוקה שלכם חיונית כדי להראות למעסיקים שיש לכם את המקצועיות והמחויבות הדרושים לעבודה במשרד שלהם. רשמו את עבודותיכם הקודמות בסדר כרונולוגי הפוך, החל מהניסיון האחרון. זה גם רעיון טוב לכמת כמה סעיפים שרק ניתן באמצעות עובדות, הישגים, פרויקטים ונתונים בכל מקום אפשרי.
לניסיון תעסוקתי, כמו בכל תפקיד אחר, יש משקל רב בהחלטה האם תתקבלו למשרה. לכן הקפידו להגיש
מועמדות לתפקידים המתאימים לכם על סמך הניסיון והמיומנויות שלכם בתחום. חשוב להדגיש בקו"ח
כל פרט שיכול להיות רלוונטי לתפקיד המיועד, ועל אחת כמה וכמה אם הוא צויין ברשימת הדרישות
לתפקיד, לדוגמא: עמידה בלחצים, אפשרות לעבוד שעות נוספות, תכנון לוחות זמנים, עריכת דוחות
ועוד.
במידה וזו העבודה האדמיניסטרטיבית הראשונה אליה אתם ניגשים, חשוב לרשום לפחות 2 דוגמאות בקורות
החיים הקשורות לעבודה במשרד או לשירות לקוחות. חשוב לעצב פעילויות קשורות אלה כדי להראות כיצד
טיפחתם את אותם כישורים שתשתמשו בהם כעוזרים במשרד.
גם ניסיון מהשירות הצבאי יכול להיות רלוונטי. במסגרת הרבה תפקידים שאינם קרביים או בשטח מתנסים בעבודה משרדית, וניסיון זה יכול להעיד על הסדר והארגון שלכם כמועמדים. או לחילופין, אם סיפקתם שירותי רווחה לחיילים ביחידה עובדה זו יכולה להעיד על יחסי אנוש טובים.
- כישורים:
תפקידי הפקידות והמזכירות הלכו והתפתחו עם השנים, בהתאם לצרכי השוק, וכיום מהותם שונה מבעבר.
אם לפני מס' שנים תפקידם של העוזרים האדמיניסטרטיביים הסתכם בדרך כלל בהדפסות, קביעת
פגישות, תיוקים והכנת קפה, הרי שכיום המטלות שלהם רבות יותר, מורכבות יותר ודורשות מיומנויות
גבוהות הרבה יותר.
בתפקידי אדמיניסטרציה יש כמה וכמה תכונות חשובות והכרחיות בלעדיהן יהיה קשה להתקדם, לכן חשוב
שתבליטו תכונות אלו מול המעסיק, כמו: יכולת ארגון וסדר, שירותיות, כתיבה, ניסוח והבעה ברמה גבוה
(בעברית, או אם יש צורך בשפות נוספות), עבודה מול כלים בסיסיים כמו אופיס, אאוטלוק, יומנים,
סלולרי וכד' (יכולת ללמוד ולהכיר כלים חדשים בהם הארגון משתמש), גמישות מבחינת שעות עבודה
ואמינות.
מומלץ להעיף מבט בדרישות המשרה כדי לוודא שלא פספסתם שום סעיף קריטי שחשוב למעסיקים עבור איוש המשרה.
- השכלה:
בדרך כלל אנשי אדמיניסטרציה אינם נדרשים להשכלה פורמלית, אך אתם יכולים להגדיל את הסיכויים
שלכם להתקבל לעבודה נחשבת (כמו עוזרים אישיים למנכ"ל) בחברה נחשבת בעזרת השכלה גבוהה.
מי שנמצא עדיין בתחילת דרכו בתחום, חשוב כמובן לציין כל הכשרה מקצועית רלוונטית, קורס, תואר או
לימודי תעודה.
משרות בחברות מסוימות עשויות להיות תחרותיות בקרב בוגרים טריים המעוניינים להכניס את רגליהם לדלת. קורות חיים מנצחים יכולים לעזור לכם לנצח את התחרות ולהעלות אתכם על דרך המלך למשרה הנחשקת. אם יש לכם תואר ראשון ומעלה, אין צורך לרשום את בית הספר התיכון שלכם.
- עיצוב:
עובדים אדמיניסטרטיביים הם חלק יקר מהפעילות השוטפת של החברה. כלומר, מעסיקים מחפשים מועמדים מתאימים לאווירה של המשרד. העיצוב של קורות החיים שלכם היא מקום נהדר להתמודד עם אתגר זה.
מעסיקים נאלצים לדלג על קורות חיים רבים. זה אומר שהם לא קוראים כל קורות החיים שנשלחים אליהם.
מה גורם להם להתעניין ולקרוא את קורות החיים? בנוסף לניסיון בתעשייה, זה תמיד מועיל כאשר אתם
יכולים לשמור על קורות החיים שלכם מעניינים ויצירתיים.
מכיוון שתבניות של קורות חיים משדרות אופי, מה שאתם צריכים היא תבנית נקייה וקלאסית כדי להציג
את הדימוי המקצועי שלכם בקורות החיים,
לכן וודאו כי אתם הולכים לגישה קלאסית עם קווים נקיים וקלים לקריאה בטקסט המשובצים בתבליטים
ורשימות. הרגעים המככבים בקריירה שלכם צריכים לקפוץ מהדף, למרות שצריך להבליט ולהדגיש מילות
מפתח חשובות, הן צריכות להיקרא בצורה חלקה וזורמת ולהתכנס כסיפור ולא כסדרה של אירועים
בודדים. אל תחששו להיות מקוריים ולשלב צבעים מרעננים עם תבנית מקורית.
כמובן שאין צורך להתחיל הכל מאפס, בחירה באחת התבניות שלנו תשיג לכם בדיוק את התוצאה שאתם מחפשים ותייצר לכם קורות חיים מעולים שאין ספק שיתבלטו מעל המתחרים.
- לסיכום, נקודות עיקריות וכיצד לגרום לקורות החיים שלכם להתבלט?
התפקיד של עוזרים אדמיניסטרטיביים הוא להיות חלק חשוב וחיוני מפעילות המשרד, ולאפשר התנהלות
לוגיסטית נוחה למנהליו ויתר עובדיו.
תחום המזכירות והאדמיניסטרציה כולל מגוון רחב של תפקידים, וזאת משום שאנשי אדמיניסטרציה
משתלבים בכל ענפי המשק.
באדמיניסטרציה תכונות חשובות הן סדר וארגון, יסודיות, הגדלת ראש, יחסי אנוש טובים וחריצות. אצל
העובדים האדמיניסטרטיביים מתנקזים כל צרכי המנהלים, אישיים ועסקיים, והם צריכה לנווט ביניהם -
להחליט על סדרי עדיפויות, להשתתף בישיבות ולהיות יד ימינם של הבכירים לכל אורך היום.
לצד המעבר מתפקידי המזכירות לתפקידי אדמיניסטרציה, השתנו דרישות התפקיד. המועמדים המתאימים
צריכים להפגין שליטה בשפות, לעיתים להיות בעלי תואר אקדמי, יכולת לקבל החלטות לטובת הארגון,
תפקוד אינטנסיבי תחת לחץ, רמה טכנולוגית גבוהה, הבאה לידי ביטוי בתכתובות וסיוע בהכנת מצגות,
ובנוסף גם יכולת שליטה במידע והכרת הארגון.
לעיתים כשמדברים על משרת אדמיניסטרציה מתכוונים לרוב למשרת אמון. ככל שהאמון גדול יותר, כך גם
מגוון התפקידים שיוטלו על העובדים האדמיניסטרטיביים. לעיתים הם יטפלו אישית בפרויקטים מיוחדים,
יתנהלו מול בכירים בארגון ויוודאו שהוראותיהם של המנהלים מבוצעות. לראיה: העוזרים האדמיניסטרטיביים מקבלים היום אופציות באירגון כמו עובדים אחרים, רמת
המעורבות שלהם גדולה והפונקציה שלהם הופכת להיות מרכזית בארגון.
חיפוש עבודה בתחום האדמיניסטרציה יכול לקחת זמן, חשוב מאוד להתמיד ולהישאר רעננים ו-
"בעניינים" כל הזמן, לעתים צריך להיות מוכנים לתנאים או דרישות שפחות מתאימות באותו
רגע כדי להיכנס לארגון להוכיח ולהראות את היכולות שלכם.
אלו רק חלק מהנקודות שיבליטו את קורות החיים שלכם מעל השאר - בעזרת הכלי שלנו לכתיבת קורות חיים ב- resumake.co.il, תוכלו ליצור קורות חיים בקלות ובמהירות ולהתקבל לחברות המובילות בשוק.
